EVENTI

Organizziamo eventi di piccole e medie dimensioni. 

Si sente spesso parlare di organizzazione eventi. Sembra che tutti siano in grado di offrire questo servizio ma in realtà curare un evento dall’inizio alla fine è un lavoro molto complesso.

Innanzitutto l’idea. La fase di ideazione di un evento è indispensabile. È sempre più importante proporre format nuovi che realmente rispondano alle esigenze e agli obiettivi che vanno individuati prima di iniziare il lavoro organizzativo vero e proprio. Anche per gli eventi più piccoli è necessario avere cura di tutti i passaggi.

A partire dalla stesura di budget preventivo e dall’individuazione di una location adatta. È poi necessario definire i fornitori che meglio contribuiscano alla realizzazione dell’evento stesso, verificare tutte le pratiche necessarie allo svolgimento, definire le azioni di comunicazione che possano promuoverlo e valorizzarlo. Nessun evento potrà mai avere successo senza una strategia off line e on line corretta che ne metta in luce i contenuti, ospiti particolari se previsti, modalità di svolgimento e accesso del pubblico. A partire dal progetto grafico, fondamentale per essere riconoscibili e memorabili, ancora di più oggi, nell’era post Covid, che ha cambiato abitudini e attitudini di ognuno di noi. E mai senza un compagno fidato, l’ufficio stampa che individua la notizia e la valorizza.

Quando l’evento è finalmente nato bisogna seguirne crescita e sviluppo, in tutta la fase organizzativa vera e propria, attraverso la presenza costante in tutto il suo svolgimento, dall’allestimento alla chiusura. E oltre. Perché quando la luce si spegne serve restituire ciò che si è fatto. Attraverso un report strutturato che dia valore a numeri ottenuti e azioni svolte, una fase consuntiva che chiude definitivamente l’evento. 

Servizi offerti

Per realizzare un evento accurato è necessaria una grande squadra di professionisti. Insieme ai nostri partner vi offriamo supporto per 

1. Scelta del format_Prima di tutto è prioritario scegliere la struttura e la tipologia di evento che si vuole realizzare, che deve rispondere prima di tutto ad obiettivi precisi e individuare il pubblico target già nella fase di ideazione.
2. Definizione della location_è necessario definire la location adatta in base ala tipologia di evento e al numero di persone che si prevede di ospitare, prevedendo già flussi e dinamiche dell’evento stesso.
3. Stesura del budget_è fondamentale stendere il budget preventivo dell’evento e tenere traccia dei costi durante la pianificazione. Al termine dello stesso sarà necessario aggiornarlo e definire il budget consuntivo 
4. Definizione di contenuti, ospiti e programma_è importante scegliere e pianificare con cura contenuti e programma al fine di proporre attività interessanti e coinvolgenti in grado di attrarre il target 
5. Stesura del piano di comunicazione e promozione_è fondamentale definire la strategia on line e off line di comunicazione e promozione dell’evento, mediante i diversi strumenti a disposizione (materiali stampa, social media, creazione di un sito web dedicato all'evento...)
6. Definizione delle prenotazioni e accesso del pubblico_è importante definire le modalità di accesso del pubblico e gestire le prenotazioni in modo efficiente per evitare il sovraffollamento, garantire la sicurezza dei partecipanti e il buono svolgimento dell’evento
7. Individuazione delle pratiche per l’attuazione dell’evento_è indispensabile definire tutte le pratiche burocratiche per l’attuazione dell’evento che vanno presiedute dall’inizio alla fine.
8. Presidio dell’evento_durante l'evento, sarà necessario gestire le operazioni per garantire che tutto funzioni senza intoppi. Ciò potrebbe includere l'assistenza ai partecipanti, la gestione degli ospiti e delle attività in programma e la risoluzione di eventuali problemi che potrebbero verificarsi.
9. Follow up dell'evento: una volta concluso l'evento, è importante stendere un report per valorizzare numeri ottenuti e azioni svolte, valutarne il successo e raccogliere feedback dai partecipanti come spunto per migliorie future.